ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูงลิ่วแบบนี้ "คน" ถือเป็นทรัพยากรที่สำคัญที่สุดขององค์กรเลยก็ว่าได้ การจะหาพนักงานที่เก่ง ดี มีความสามารถ และเข้ากับวัฒนธรรมองค์กรได้ ไม่ใช่เรื่องง่ายๆ เลยใช่ไหมครับ? หลายๆ องค์กรคงเคยเจอปัญหา "รับคนผิด ชีวิตเปลี่ยน" มาบ้างแล้ว วันนี้ผมเลยจะมาแชร์เทคนิคการคัดเลือกและสัมภาษณ์พนักงานแบบมืออาชีพ ที่จะช่วยให้คุณเจอคนที่ "ใช่" จริงๆ เสียที

ทำไมการคัดเลือกพนักงานที่ "ใช่" ถึงสำคัญ

ลองคิดดูนะครับ ถ้าเราได้พนักงานที่ไม่ตรงกับความต้องการของตำแหน่งงาน หรือมีพฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม มันจะส่งผลกระทบอะไรบ้าง?

ปัญหาของการได้คนที่ไม่ "ใช่"

• ทำงานไม่ได้ตามเป้าหมาย
• ต้องเสียเวลาสอนงานใหม่ซ้ำๆ
• สร้างบรรยากาศแย่ๆ ในทีม
• ลาออกบ่อย ทำให้ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการหาคนใหม่

ต้นทุนแฝงของการจ้างงานผิดพลาด

• ค่าจ้างและสวัสดิการ
• ค่าฝึกอบรม
• ค่าเสียโอกาสทางธุรกิจ
• ผลกระทบต่อขวัญและกำลังใจของพนักงานคนอื่นๆ

ดังนั้น การลงทุนกับการคัดเลือกพนักงานอย่างรอบคอบ จึงเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาวครับ

Competency & Behavior: เครื่องมือสู่ความสำเร็จ

แล้วเราจะรู้ได้ยังไงว่าใครคือคนที่ "ใช่"? คำตอบก็คือ การใช้ Competency และ Behavior เป็นเครื่องมือในการคัดเลือกและสัมภาษณ์ครับ

Competency คืออะไร?

Competency คือ ความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะ ที่จำเป็นต่อการทำงานในตำแหน่งนั้นๆ ให้ประสบความสำเร็จ เช่น ทักษะการสื่อสาร, ความคิดสร้างสรรค์, การแก้ปัญหา, ความเป็นผู้นำ

Behavior คืออะไร?

Behavior คือ พฤติกรรมที่แสดงออก ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึง Competency ของบุคคลนั้นๆ เช่น การถามคำถามเพื่อทำความเข้าใจ, การนำเสนอไอเดียใหม่ๆ, การช่วยเหลือเพื่อนร่วมงาน

ความแตกต่างและเชื่อมโยงของ Competency และ Behavior

Competency เป็น "สิ่งที่อยู่ภายใน" ส่วน Behavior เป็น "สิ่งที่แสดงออกมา" เราไม่สามารถมองเห็น Competency ได้โดยตรง แต่เราสามารถสังเกตและประเมินได้จาก Behavior ครับ

การวิเคราะห์ Competency & Behavior

Competency Model

คือ กรอบแนวคิดที่ระบุ Competency ที่สำคัญสำหรับองค์กร หรือ สำหรับแต่ละตำแหน่งงาน

กำหนด Competency ที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน

ก่อนจะเริ่มสัมภาษณ์ เราต้องรู้ก่อนว่าตำแหน่งงานนั้นๆ ต้องการ Competency อะไรบ้าง

การวิเคราะห์งาน (Job Analysis) เพื่อหา Competency

เราต้องวิเคราะห์ว่างานนั้นๆ มีหน้าที่ความรับผิดชอบอะไรบ้าง ต้องใช้ความรู้ ทักษะ และคุณลักษณะอะไรบ้างจึงจะทำงานได้สำเร็จ

การสร้าง Competency Profile

เมื่อได้ Competency ที่จำเป็นแล้ว เราก็สามารถสร้าง Competency Profile ขึ้นมาได้ ซึ่งจะเป็นเหมือน "พิมพ์เขียว" ของคนที่ "ใช่" สำหรับตำแหน่งนั้นๆ

การออกแบบคำถามสัมภาษณ์เชิง Competency & Behavior

เมื่อมี Competency Profile แล้ว เราก็สามารถออกแบบคำถามสัมภาษณ์ เพื่อประเมิน Competency และ Behavior ของผู้สมัครได้

เทคนิค STAR (Situation, Task, Action, Result)

เทคนิค STAR เป็นวิธีที่ช่วยให้เราถามคำถามเชิงพฤติกรรมได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยให้ผู้สมัครเล่าถึง

• Situation: สถานการณ์ที่เคยเจอ
• Task: งานหรือหน้าที่ที่ได้รับมอบหมาย
• Action: สิ่งที่ได้ทำลงไป
• Result: ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น

คำถามปลายเปิด vs. คำถามปลายปิด

• คำถามปลายเปิด: ช่วยให้ผู้สมัครแสดงความคิดเห็นและเล่าเรื่องราวได้เต็มที่ (เช่น "คุณเคยมีประสบการณ์ในการแก้ปัญหาเฉพาะหน้าอย่างไรบ้าง?")
• คำถามปลายปิด: ใช้เพื่อยืนยันข้อมูล หรือถามคำถามเฉพาะเจาะจง (เช่น "คุณสามารถใช้โปรแกรม Excel ได้หรือไม่?")

ตัวอย่างคำถามสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรม

• "คุณเคยทำผิดพลาดในการทำงานบ้างไหม? คุณจัดการกับความผิดพลาดนั้นอย่างไร?" (ประเมินความรับผิดชอบ, การเรียนรู้จากความผิดพลาด)
• "คุณเคยมีไอเดียใหม่ๆ ที่ช่วยปรับปรุงการทำงานบ้างไหม? คุณนำเสนอไอเดียนั้นอย่างไร?" (ประเมินความคิดสร้างสรรค์, การสื่อสาร)
• "คุณเคยทำงานร่วมกับคนที่คุณไม่ชอบ หรือมีความคิดเห็นแตกต่างกันบ้างไหม? คุณจัดการกับสถานการณ์นั้นอย่างไร?" (ประเมินการทำงานเป็นทีม, การจัดการความขัดแย้ง)

เทคนิคการสัมภาษณ์เชิงลึก

การสัมภาษณ์ไม่ใช่แค่การถาม-ตอบ แต่เป็นการสังเกตและทำความเข้าใจผู้สมัครอย่างรอบด้าน

การสังเกตภาษากาย

สีหน้า ท่าทาง น้ำเสียง สามารถบอกอะไรได้หลายอย่างเกี่ยวกับผู้สมัคร เช่น ความมั่นใจ ความจริงใจ ความกระตือรือร้น

การจับประเด็นสำคัญ

ระหว่างที่ผู้สมัครตอบคำถาม ให้พยายามจับประเด็นสำคัญที่เกี่ยวข้องกับ Competency และ Behavior ที่เราต้องการ

การฟังอย่างตั้งใจ (Active Listening)

การสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเอง

การสัมภาษณ์ที่มีประสิทธิภาพเริ่มต้นด้วยการสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองและผ่อนคลาย เพื่อให้ผู้สมัครรู้สึกสบายใจที่จะเปิดเผยตัวตนและแสดงความคิดเห็นอย่างเต็มที่ การสร้างความไว้วางใจนี้สามารถทำได้โดยการเริ่มต้นด้วยการทักทายอย่างอบอุ่น, การแนะนำตัวเองและผู้สัมภาษณ์คนอื่นๆ, และการอธิบายวัตถุประสงค์ของการสัมภาษณ์อย่างชัดเจน ตั้งใจฟังสิ่งที่ผู้สมัครพูด ไม่ใช่แค่ฟังผ่านๆ แต่พยายามทำความเข้าใจความหมายที่ซ่อนอยู่

การใช้ "ศาสตร์โหงวเฮ้ง"

เสริมการตัดสินใจ (ไม่ใช่การตัดสินใจหลัก)

สามารถใช้เพื่อประเมินบุคลิกลักษณะเบื้องต้นได้ *แต่* ไม่ควรใช้เป็นปัจจัยหลักในการตัดสินใจ

การประเมินและตัดสินใจ

หลังจากสัมภาษณ์เสร็จแล้ว ก็ถึงเวลาประเมินและตัดสินใจ

การให้คะแนน Competency & Behavior

เราสามารถให้คะแนนผู้สมัครแต่ละคนตาม Competency และ Behavior ที่เรากำหนดไว้ โดยใช้เกณฑ์การให้คะแนนที่ชัดเจน

การเปรียบเทียบผู้สมัคร

เปรียบเทียบผู้สมัครแต่ละคนว่าใครมี Competency และ Behavior ที่ตรงกับความต้องการของตำแหน่งงานมากที่สุด

การตัดสินใจเลือกคนที่ "ใช่" ที่สุด

เลือกคนที่เหมาะสมที่สุด ไม่ใช่แค่คนที่เก่งที่สุด แต่ต้องเป็นคนที่เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร และมีศักยภาพที่จะเติบโตไปพร้อมกับองค์กรได้ด้วย

บทสรุป

การคัดเลือกและสัมภาษณ์พนักงานที่ "ใช่" เป็นกระบวนการที่ต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ ต้องอาศัยทั้งความรู้ ความเข้าใจ และประสบการณ์ หวังว่าเทคนิคที่ผมแชร์ในวันนี้จะเป็นประโยชน์กับทุกท่านนะครับ

จากบทความที่แล้ว เราได้เรียนรู้เทคนิคการคัดเลือกและสัมภาษณ์พนักงานด้วย Competency & Behavior กันไปแล้วนะครับ คราวนี้เราจะมาต่อยอดเทคนิคเหล่านั้น เพื่อให้คุณไม่เพียงแค่ได้พนักงานที่ "ใช่" แต่ยังสามารถสร้างทีมที่แข็งแกร่งและยั่งยืนได้อีกด้วย

การสัมภาษณ์แบบกลุ่ม (Group Interview)

การสัมภาษณ์แบบกลุ่มเป็นอีกหนึ่งวิธีที่มีประสิทธิภาพในการประเมินทักษะการทำงานเป็นทีม, การสื่อสาร, และภาวะผู้นำของผู้สมัคร

ข้อดีของการสัมภาษณ์แบบกลุ่ม

• เห็นปฏิสัมพันธ์ของผู้สมัครกับผู้อื่น
• ประเมินทักษะการทำงานเป็นทีมได้โดยตรง
• จำลองสถานการณ์การทำงานจริง
• ประหยัดเวลาในการสัมภาษณ์

วิธีการจัดการสัมภาษณ์แบบกลุ่ม

1. กำหนดวัตถุประสงค์: คุณต้องการประเมินอะไรจากการสัมภาษณ์ครั้งนี้? (เช่น การแก้ปัญหา, การทำงานร่วมกัน, การนำเสนอ)
2. ออกแบบกิจกรรม: สร้างสถานการณ์จำลอง หรือ มอบหมายงานให้ผู้สมัครทำร่วมกัน อาจจะเป็นกรณีศึกษา, เกม, หรือ การระดมสมอง
3. กำหนดบทบาทผู้สัมภาษณ์: แบ่งหน้าที่กันสังเกตพฤติกรรม, จดบันทึก, และตั้งคำถาม
4. สังเกตและประเมิน: ดูว่าผู้สมัครแต่ละคนมีส่วนร่วมอย่างไร, สื่อสารอย่างไร, แก้ปัญหาอย่างไร, และแสดงภาวะผู้นำอย่างไร

ตัวอย่างกิจกรรมสำหรับการสัมภาษณ์แบบกลุ่ม

• กิจกรรม "สร้างสะพาน"

  มอบอุปกรณ์จำกัด (เช่น กระดาษ, เทป, ไม้ไอติม) ให้ผู้สมัครแต่ละกลุ่มสร้างสะพานที่แข็งแรงที่สุดภายในเวลาที่กำหนด

• กิจกรรม "แก้ปัญหากรณีศึกษา"

  นำเสนอกรณีศึกษาทางธุรกิจ (เช่น ปัญหาลูกค้า, ปัญหาการตลาด) ให้ผู้สมัครแต่ละกลุ่มวิเคราะห์และนำเสนอแนวทางแก้ไข

• กิจกรรม "Debate"

  กำหนดหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจ หรือ อุตสาหกรรม ให้ผู้สมัครแต่ละกลุ่มแบ่งฝ่ายและ বিতর্কกัน

การใช้แบบทดสอบ (Assessment Tools)

นอกจากการสัมภาษณ์แล้ว การใช้แบบทดสอบต่างๆ ก็เป็นอีกหนึ่งเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการประเมินผู้สมัคร

ประเภทของแบบทดสอบ

• แบบทดสอบความรู้ (Knowledge Tests): ประเมินความรู้เฉพาะทางที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน
• แบบทดสอบทักษะ (Skill Tests): ประเมินทักษะเฉพาะทาง เช่น การพิมพ์, การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์
• แบบทดสอบบุคลิกภาพ (Personality Tests): ประเมินลักษณะนิสัย, แรงจูงใจ, และความเข้ากันได้กับวัฒนธรรมองค์กร (เช่น MBTI, DISC)
• แบบทดสอบความถนัด (Aptitude Tests): ประเมินความสามารถในการเรียนรู้, การแก้ปัญหา, และการคิดวิเคราะห์
• แบบทดสอบสถานการณ์จำลอง (Situational Judgment Tests): ประเมินการตัดสินใจและการแก้ปัญหาในสถานการณ์ต่างๆที่อาจจะเกิดขึ้น

ข้อควรระวังในการใช้แบบทดสอบ

• เลือกแบบทดสอบที่เหมาะสม: แบบทดสอบต้องเกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน และ มีความน่าเชื่อถือ (validity) และ ความเที่ยงตรง (reliability)
• ใช้เป็นส่วนหนึ่งของการประเมิน: ไม่ควรใช้แบบทดสอบเป็นปัจจัยเดียวในการตัดสินใจ
• แจ้งให้ผู้สมัครทราบ: อธิบายวัตถุประสงค์ของการใช้แบบทดสอบ และ วิธีการนำผลไปใช้

การตรวจสอบประวัติ (Background Check) และ การอ้างอิง (Reference Check)

ขั้นตอนสุดท้ายก่อนตัดสินใจจ้างงาน คือ การตรวจสอบประวัติและขอข้อมูลอ้างอิงจากบุคคลที่ผู้สมัครเคยร่วมงานด้วย

ทำไมต้องตรวจสอบประวัติ?

• ยืนยันข้อมูลที่ผู้สมัครให้ไว้
• ตรวจสอบประวัติอาชญากรรม (ถ้าจำเป็น)
• ประเมินความเสี่ยงในการจ้างงาน

การตรวจสอบประวัติอย่างถูกกฎหมาย

• แจ้งและขอความยินยอมจากผู้สมัครก่อน
• ตรวจสอบเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น
• รักษาข้อมูลเป็นความลับ

วิธีการขอข้อมูลอ้างอิง

• ขอรายชื่อบุคคลอ้างอิงจากผู้สมัคร (อย่างน้อย 2-3 คน)
• เตรียมคำถามที่ต้องการถาม (เช่น จุดแข็ง, จุดอ่อน, สาเหตุที่ลาออก)
• โทรศัพท์ไปพูดคุยกับบุคคลอ้างอิงโดยตรง
• จดบันทึกข้อมูลที่ได้รับ

บทสรุป: สร้างทีมที่ใช่

การคัดเลือกและสัมภาษณ์พนักงานเป็นมากกว่าการหาคนที่ "เก่ง" แต่เป็นการหาคนที่ "ใช่" ที่สุดสำหรับองค์กรของคุณ ทั้งในด้านความสามารถ, พฤติกรรม, และความเข้ากันได้กับวัฒนธรรมองค์กร เมื่อคุณได้คนที่ใช่แล้ว การลงทุนในการพัฒนาและรักษาพวกเขาไว้ ก็เป็นสิ่งสำคัญไม่แพ้กันครับ การสร้างทีมที่แข็งแกร่งต้องใช้เวลาและความพยายาม แต่ผลลัพธ์ที่ได้จะคุ้มค่าอย่างแน่นอน