ISO Internal Audit คืออะไร? เข้าใจการตรวจติดตามภายใน และหน้าที่ของ Internal Auditor

ISO Internal Audit คือการตรวจติดตามภายในองค์กร เพื่อประเมินว่าระบบการจัดการที่องค์กรกำหนดไว้ถูกนำไปปฏิบัติอย่างเหมาะสม มีประสิทธิผล และสอดคล้องกับข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องหรือไม่

การทำ Internal Audit ไม่ได้มีเป้าหมายเพียงเพื่อ “หาข้อผิดพลาด” หรือ “จับคนทำงานผิด” แต่เป็นกระบวนการสำคัญที่ช่วยให้องค์กรมองเห็นจุดที่ต้องปรับปรุงก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาที่ใหญ่ขึ้น

สำหรับองค์กรที่มีระบบ ISO ผู้ที่ทำหน้าที่ตรวจติดตามภายในมักเรียกว่า Internal Auditor หรือผู้ตรวจประเมินภายใน

Internal Audit คืออะไร?

Internal Audit หรือ การตรวจติดตามภายใน คือกระบวนการตรวจสอบอย่างเป็นระบบ เพื่อรวบรวมหลักฐานและประเมินว่ากิจกรรม กระบวนการ หรือระบบการจัดการขององค์กรเป็นไปตามเกณฑ์ที่กำหนดหรือไม่

เกณฑ์ที่ใช้ตรวจอาจมาจากหลายแหล่ง เช่น

• ข้อกำหนดของมาตรฐาน ISO

• ระเบียบหรือขั้นตอนการทำงานขององค์กร

• กฎหมายและข้อกำหนดที่เกี่ยวข้อง

• ข้อกำหนดของลูกค้า

• นโยบายและเป้าหมายขององค์กร

ดังนั้น Internal Audit จึงไม่ได้หมายถึงการตรวจเอกสารเพียงอย่างเดียว แต่ควรพิจารณาด้วยว่า สิ่งที่องค์กรกำหนดไว้ถูกนำไปใช้จริงหรือไม่ และกระบวนการนั้นสามารถบรรลุผลตามที่ต้องการหรือไม่

Internal Auditor คือใคร?

Internal Auditor คือบุคลากรที่ได้รับมอบหมายให้ทำหน้าที่ตรวจติดตามระบบหรือกระบวนการภายในองค์กร

ผู้ตรวจประเมินภายในอาจเป็นพนักงานขององค์กรเอง และควรมีความรู้เกี่ยวกับ

1. ข้อกำหนดของมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

2. กระบวนการทำงานที่ต้องตรวจ

3. เทคนิคการตรวจติดตาม

4. การรวบรวมหลักฐาน

5. การสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน

6. การจัดทำรายงานผลการตรวจ

7. การติดตามการแก้ไขและปรับปรุง

สิ่งสำคัญคือ Internal Auditor ควรปฏิบัติงานอย่างเป็นกลางตามบทบาทที่ได้รับมอบหมาย และควรหลีกเลี่ยงการตรวจงานของตนเองในลักษณะที่ทำให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์

Internal Audit ทำอะไรบ้าง?

โดยทั่วไปกระบวนการ Internal Audit สามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอน ตั้งแต่การวางแผนจนถึงการติดตามผล

1. วางแผนการตรวจ

กำหนดว่าจะตรวจอะไร ตรวจที่ไหน ตรวจเมื่อใด และใครเป็นผู้ตรวจ

ตัวอย่างเช่น

• ฝ่ายจัดซื้อ

• ฝ่ายผลิต

• คลังสินค้า

• QA/QC

• ฝ่ายบุคคล

• Maintenance

• ฝ่ายบริการลูกค้า

2. ศึกษาข้อกำหนดและกระบวนการ

ก่อนตรวจ Auditor ต้องเข้าใจทั้งข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องและกระบวนการทำงานจริง

ตัวอย่างเช่น หากตรวจฝ่ายจัดซื้อ อาจต้องพิจารณาเรื่อง

• การคัดเลือกผู้ขาย

• การประเมินผู้ขาย

• การสั่งซื้อ

• การรับสินค้า

• การควบคุมเอกสาร

• การติดตามผลผู้ขาย

3. ตรวจสอบหลักฐาน

Auditor ต้องรวบรวมหลักฐานที่เหมาะสมเพื่อใช้ประกอบข้อสรุป เช่น

• เอกสาร

• บันทึก

• ข้อมูลในระบบ

• การสังเกตการทำงาน

• การสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน

4. สัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน

การถามคำถามเป็นทักษะสำคัญของ Auditor

แทนที่จะถามเพียงว่า

“มีการทำตามขั้นตอนหรือไม่?”

อาจถามว่า

“ปกติขั้นตอนนี้เริ่มจากอะไร ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และมีหลักฐานอะไรที่แสดงว่าดำเนินการแล้ว?”

คำถามลักษณะนี้ช่วยให้ Auditor เห็นภาพการทำงานจริงมากขึ้น

5. สรุปผลการตรวจ

เมื่อรวบรวมหลักฐานแล้ว Auditor ต้องประเมินผลตามเกณฑ์ที่ใช้ตรวจ

ผลการตรวจอาจพบว่า

• สอดคล้องตามข้อกำหนด

• พบประเด็นที่ต้องปรับปรุง

• พบความไม่สอดคล้องตามเกณฑ์ที่กำหนด

6. ติดตามการแก้ไข

Internal Audit ไม่ควรจบลงทันทีเมื่อส่งรายงาน

หากพบประเด็นที่ต้องแก้ไข องค์กรควรติดตามว่า

แก้ไขแล้วหรือไม่ → สาเหตุได้รับการจัดการหรือไม่ → ปัญหาเกิดซ้ำหรือไม่ → การแก้ไขมีประสิทธิผลหรือไม่

Internal Audit ต่างจาก External Audit อย่างไร?

คำว่า Audit เหมือนกัน แต่ผู้ตรวจและวัตถุประสงค์อาจแตกต่างกัน

การตรวจแต่ละประเภทจึงมีวัตถุประสงค์และบริบทแตกต่างกัน ไม่ควรนำมาใช้แทนกันทั้งหมด

Internal Auditor ต้องอบรมอะไร?

การอบรม Internal Auditor ไม่ควรเน้นเพียงการท่องจำข้อกำหนด แต่ควรทำให้ผู้เรียนสามารถนำความรู้ไปใช้ตรวจงานจริงได้

หัวข้อที่ควรมี เช่น

Module 1: ความรู้เกี่ยวกับระบบและข้อกำหนด

• แนวคิดของระบบบริหารจัดการ

• ข้อกำหนดของมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง

• การตีความข้อกำหนด

• ความสัมพันธ์ระหว่างข้อกำหนดกับกระบวนการทำงาน

Module 2: เทคนิคการตรวจติดตาม

• การจัดทำ Audit Program

• การวางแผน Audit

• การจัดทำ Audit Checklist

• เทคนิคการตั้งคำถาม

• การสัมภาษณ์ผู้ปฏิบัติงาน

• การรวบรวมหลักฐาน

• การเขียน Audit Finding

• การจัดทำรายงาน

• การติดตาม Corrective Action

หากเป็นการอบรมภายในองค์กร ควรเพิ่ม Workshop จากกระบวนการจริงของบริษัท เพื่อให้ผู้เรียนได้ฝึกตั้งคำถาม ตรวจหลักฐาน และเขียนข้อค้นพบจากสถานการณ์ที่ใกล้เคียงกับงานจริง

ISO 19011 เกี่ยวข้องกับ Internal Audit อย่างไร?

ISO 19011 เป็นแนวทางสำหรับการตรวจประเมินระบบการจัดการ (Guidelines for auditing management systems) โดยให้แนวทางเกี่ยวกับหลักการ Audit การบริหารโปรแกรมการตรวจ และการดำเนินการตรวจ รวมถึงความสามารถของผู้ที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการ Audit

ดังนั้น ISO 19011 จึงเป็นมาตรฐานอ้างอิงที่สำคัญสำหรับผู้ที่ต้องออกแบบหรือดำเนินการตรวจระบบการจัดการ

องค์กรที่ใช้มาตรฐาน ISO หลายระบบสามารถนำแนวทางการตรวจประเมินไปประยุกต์ใช้กับระบบต่าง ๆ ได้ตามบริบทขององค์กร

Internal Auditor ควรมีทักษะอะไรบ้าง?

นอกจากความรู้เกี่ยวกับ ISO แล้ว Auditor ยังต้องใช้ทักษะในการตรวจสอบและสื่อสาร

1. การตั้งคำถาม

ถามให้ได้ข้อมูลโดยไม่ชี้นำคำตอบ

2. การฟัง

ฟังสิ่งที่ผู้ปฏิบัติงานอธิบายและเชื่อมโยงกับหลักฐาน

3. การสังเกต

ดูว่าการทำงานจริงสอดคล้องกับเอกสารหรือข้อกำหนดหรือไม่

4. การวิเคราะห์

เชื่อมโยงข้อมูลจากเอกสาร การสัมภาษณ์ และการปฏิบัติงานจริง

5. การเขียนรายงาน

สื่อสารข้อค้นพบให้ชัดเจนและสามารถนำไปดำเนินการต่อได้

6. ความเป็นกลาง

มุ่งตรวจสอบกระบวนการและหลักฐาน ไม่ใช่ตัดสินตัวบุคคล

ใครบ้างที่ควรอบรม Internal Auditor?

หลักสูตร Internal Auditor เหมาะกับบุคลากรที่ได้รับมอบหมายให้ตรวจติดตามระบบภายใน เช่น

• QA / QC

• เจ้าหน้าที่ระบบ ISO

• QMR

• หัวหน้างาน

• ผู้จัดการ

• ฝ่ายผลิต

• ฝ่ายจัดซื้อ

• ฝ่ายคลังสินค้า

• ฝ่ายสิ่งแวดล้อม

• ฝ่ายความปลอดภัย

• ผู้ที่ได้รับมอบหมายให้เป็น Internal Auditor

องค์กรที่มีหลายระบบ เช่น Quality, Environment และ Occupational Health & Safety อาจพิจารณาพัฒนาทักษะ Auditor ให้สามารถเข้าใจการตรวจระบบที่เกี่ยวข้องหลายด้านได้ตามขอบเขตหน้าที่

อบรม Internal Auditor แบบไหนดี?

ก่อนเลือกหลักสูตร ควรพิจารณา 4 เรื่อง

1. ตรวจมาตรฐานอะไร?

เช่น ISO 9001, ISO 14001 หรือ ISO 45001

2. ผู้เรียนมีพื้นฐานระดับไหน?

ผู้เริ่มต้นอาจต้องการความเข้าใจข้อกำหนดก่อน ส่วนผู้ที่ทำระบบอยู่แล้วอาจต้องการเน้นเทคนิค Audit

3. ต้องการตรวจระบบหรือกระบวนการอะไร?

ควรเลือกหลักสูตรที่สามารถเชื่อมโยงกับกระบวนการจริงขององค์กร

4. ต้องการนำไปใช้งานทันทีหรือไม่?

ถ้าต้องการนำไปใช้จริง ควรเลือกการอบรมที่มี Workshop หรือ Case Study ให้ผู้เรียนฝึกตรวจและเขียนข้อค้นพบ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ ISO Internal Audit

Internal Audit มีไว้เพื่อจับผิดพนักงานหรือไม่?

ไม่ใช่ เป้าหมายหลักคือการประเมินความสอดคล้องและประสิทธิผลของระบบหรือกระบวนการ รวมถึงค้นหาโอกาสในการปรับปรุง

Internal Auditor ต้องเป็นฝ่าย Quality เท่านั้นหรือไม่?

ไม่จำเป็น องค์กรสามารถมอบหมายบุคลากรจากหลายฝ่ายให้ทำหน้าที่ Auditor ได้ตามความเหมาะสม โดยต้องพิจารณาความรู้ ความสามารถ และความเป็นกลางของผู้ตรวจ

Internal Auditor ต้องรู้ ISO ก่อนหรือไม่?

ควรมีความเข้าใจมาตรฐานและเกณฑ์ที่ใช้ตรวจ เพราะ Auditor ต้องสามารถเชื่อมโยงสิ่งที่พบกับข้อกำหนดหรือเกณฑ์ที่กำหนดไว้ได้

Internal Audit ต้องตรวจทุกแผนกหรือไม่?

ขอบเขตและโปรแกรมการตรวจควรกำหนดตามระบบ กระบวนการ ความเสี่ยง และความต้องการขององค์กร ไม่ใช่เพียงกำหนดจากจำนวนแผนกเท่านั้น

Internal Audit ต่างจากการตรวจเพื่อขอใบรับรอง ISO อย่างไร?

Internal Audit เป็นการตรวจภายในขององค์กร ส่วนการตรวจเพื่อการรับรองดำเนินการโดยหน่วยงานภายนอกที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการรับรอง การตรวจทั้งสองประเภทมีวัตถุประสงค์และบริบทแตกต่างกัน

สรุป: Internal Audit สำคัญอย่างไรกับองค์กร?

Internal Audit เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้องค์กรมองเห็นว่าระบบที่กำหนดไว้ถูกนำไปใช้จริงเพียงใด และมีประเด็นใดที่ควรปรับปรุง

ดังนั้น Internal Auditor ที่ดีจึงไม่ได้มีหน้าที่เพียงตรวจว่า “ผ่านหรือไม่ผ่าน” แต่ต้องสามารถ

เข้าใจข้อกำหนด → เข้าใจกระบวนการ → ตั้งคำถาม → ตรวจหลักฐาน → วิเคราะห์ข้อค้นพบ → สื่อสารผล → ติดตามการปรับปรุง

สำหรับองค์กรที่กำลังพัฒนาระบบ ISO การพัฒนาทักษะ Internal Auditor จึงเป็นอีกส่วนหนึ่งที่ช่วยให้ระบบไม่ได้หยุดอยู่เพียงเอกสาร แต่สามารถเชื่อมโยงกับการทำงานจริงขององค์กรได้

แหล่งอ้างอิง

• International Organization for Standardization (ISO), ISO 19011 — Guidelines for auditing management systems

• International Organization for Standardization (ISO), ISO 9001 — Quality management systems

• International Organization for Standardization (ISO), Management system standards

• HIPO Training — หลักสูตร ISO 9001:2026 Internal Audit (Ref. ISO 19011:2026) ซึ่งมีอยู่ในรายการหลักสูตรของ HIPO Training