หลักสูตร การจัดเก็บและบริหารเอกสารให้ค้นหาง่ายในยุคดิจิทัล

(Filling Management)

หลักการและเหตุผล
         ทำไมองค์กรต้องให้ความสำคัญกับการจัดเก็บเอกสาร คุณทราบหรือไม่ในเวลาที่ใช้ไปกับงานเอกสาร การค้นหาเราใช้เวลาถึง 30-40 % ไปกับเวลาการปฏิบัติงาน นี่คือหนึ่งเหตุผลที่องค์กรต้องใส่ใจกับระบบงานเอกสาร  อันที่จริงแล้วการจัดเก็บเอกสารอาจไม่จำเป็น  ถ้าเอกสารไม่ต้องถูกตรวจสอบ หรือใช้อ้างอิงในธุรกรรมทางธุรกิจ  ที่สำคัญเจ้าหน้าที่ภาครัฐ ที่อาจเข้ามาเกี่ยวข้อง หรือมีการตรวจสอบเอกสารทางบัญชี  เอกสารต่าง ๆ ที่องค์กรเกี่ยวข้อง กรมศุลกากรตรวจสอบเอกสารการนำเข้า ฯลฯ ที่เกิดขึ้นกับบริษัท  หรือหากมีการเคลมค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นซึ่งต้องหาเอกสารมายืนยัน  การขึ้นศาลที่ต้องมีเอกสารตัวจริง  จากเหตุการณ์เหล่านี้  ในส่วนที่ต้องสร้างเอกสารขึ้นมาเพื่อใช้ในการดำเนินธุรกรรมต่าง ๆ  ควรมีวิธีการ มาตรฐานเพื่อให้การจัดเก็บเป็นระบบ ปลอดภัย ค้นหาง่าย มีต้นทุนการค้นหาที่ต่ำที่สำคัญพบเอกสารตามที่ต้องการ  อายุเอกสารทางกฎหมายเป็นเรื่องสำคัญจะทำลายได้หรือไม่ และในยุค 4.0 ที่ต้องใช้ความรวดเร็วในการทำงาน หรือในยุคของ Paper less การเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง การสแกนที่เป็นระบบ ค้นหาง่าย  องค์กรจึงต้องทำให้ระบบการจัดเก็บเอกสารได้ประสิทธิภาพและสามารถตอบสนองความต้องการในการสืบค้นหรือค้นหาอย่างทันเวลาในการสนับสนุนสิ่งที่ต้องการเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

วัตถุประสงค์ :
     1. เพื่อจัดเก็บเอกสารอย่างมีระบบ การแยกหมวดหมู่ทีเหมาะสม และค้นหาได้ง่าย
     2. เพื่อการลดต้นทุนแฝงในการจัดเก็บและค้นหาเมื่อต้องการใช้เอกสาร
     3. เพื่อการเรียนรู้แนวทางและวิธีในการจัดเก็บเอกสารแบบดิจิทัลหรือในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ให้มีประสิทธิภาพ

หัวข้ออบรม
     1. เรียนรู้ความจำเป็นในการจัดเก็บ และบริหารเอกสารที่มีประสิทธิภาพ
     2. เรียนรู้วงจรเอกสาร ความหมายและความสำคัญของเอกสารในองค์กร
     3. เรียนรู้การบริหารจัดการเอกสารในระบบดิจิทัลในปัจจุบัน
     4. เรียนรู้เอกสารสำคัญ เอกสารที่จำเป็น หรือ ข้อมูลต่าง ๆ ที่ควรจัดเก็บในองค์กร
     5. เรียนรู้ปัญหาที่เกิดขึ้น และอุปสรรคในการจัดเก็บเอกสาร
     6. เรียนรู้ระบบการจัดเก็บเอกสารที่เป็นสากลเพื่อมาประยุกต์ใช้ในองค์กร
     7. เรียนรู้วิธีการเทคนิคในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร การทำดัชนี  การจัดหมวดหมู่ เพื่อให้จัดหาได้ง่ายสะดวก
     8. เรียนรู้โครงสร้างในการจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์
     9. เรียนรู้การใช้ระบบบาร์โค้ดเข้ามาช่วยในการปฏิบัติการในการจัดเก็บ
     10. เรียนรู้การวางระบบที่จัดเก็บ (Location) การจัดเก็บเอกสารเพื่อการจัดเก็บเข้าห้องจัดเก็บอย่างมีประสิทธิภาพ (คลังเก็บ)
     11. เรียนรู้การกำหนดอายุของเอกสารตามกฎหมาย และวิธีการทำลายที่ถูกต้อง
     12. เรียนรู้ขั้นตอน และวิธีการทำลายเอกสารที่ไม่ใช้แล้วซึ่งเป็นเอกสารสำคัญของบริษัท
     13. เรียนรู้แนวทางในอนาคตในการใช้เทคโนโลยีในการจัดเก็บเอกสาร และบริหารเอกสารแบบ E-Document เพื่อการลดต้นทุน  เข้าถึงเอกสาร และการปฏิบัติงานที่รวดเร็วขึ้น
     14. สรุป ถาม - ตอบ

หมายเหตุ หัวข้อที่เสนอสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความต้องการของลูกค้าหรือตามความคิดเห็นของวิทยากร

การติดต่อ: 02-615-4499, 0-2615-4477-8 hipotraining@hotmail.com, www.hipotraining.co.th